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岐阜大は７日、窃盗罪や詐欺罪などで公判中の同大施設整備課職員の男（２８）を懲戒解雇にしたと発表した。処分は６日付。

発表によると、男は、不要な温水洗浄便座２２８台を複数の業者に無断発注し、複数回に分けて納品させ、売却して代金を受け取っていたという。売却額の計約１６００万円は大学側に弁済したとしている。

男は正規の発注を装い、温水洗浄便座を業者に注文してだまし取ったり、学内で教員の通帳を盗み、現金約５５４万円を引き出したりしたなどとして起訴された。
＜8/8(木) 7:20配信 読売新聞オンラインより＞

この大学の発注から支払いまでの流れは全く分かりませんが、１職員の判断だけで１６００万円相当の商品発注ができていることは問題でしょう。
通常は担当者から決裁権のある上司の承認を得た上で発注、納品、そして支払いという流れが一般的かと思います。

業者側も大学という大きな看板に油断し騙されてしまったのかもしれません。

逮捕されたこの男は無断発注して納品させ、それを転売して代金を受け取っていたということですが、納品後、業者から支払いを求められたらどのように対応しようと計画していたのでしょうか。
普通に経理にまわして支払い処理がされるはずもありませんし、その時点で発覚してしまいますからあまりにも甘い計画と言えます。

業者側も１担当者の判断での発注は受け付けず、上司や責任者を含めた２名以上の捺印のある発注書を求めるなど、防衛策を講じる必要があるかもしれません。

キャッシュレスが広まるとさらに発注から支払いまでの流れも変わってきます。
オンライン決済やカード決済になると、銀行を経由した支払い依頼ではなく、パソコン画面からパスワードを入力して大金を支払うということになります。
普通は経理の実務担当者が入力するでしょうから、会社として重要な情報を渡すことにもなります。

銀行のキャッシュカードのパスワードもそうですが、誰が情報として知っているのか、もし知っている者が退職した場合、速やかに変更処理を行う体制になっているのかを確認すべきでしょう。